8 простих кроків для успішного впровадження CMMS у вашій організації

Комп’ютеризована система управління обслуговуванням або CMMS – це тривалий процес, який передбачає значні інвестиції. Ось чому компанії обережно розглядають це в першу чергу. Додайте до нього дослідження автора Оксфордський університет і McKinsey стверджує, що в середньому проект програмного забезпечення має перевищення витрат на 66% і перевиконання графіка на 33%. Якщо говорити точніше, близько 70% усіх корпоративних систем управління активами та впровадження програмного забезпечення CMMS виходять з ладу. Причини: неправильно встановлені системи, недостатня підготовка співробітників, неадекватна підтримка з боку постачальника.

Щоб уникнути цих пасток, необхідно мати надійний план впровадження CMMS. Щоб допомогти вам почати, ми надали 8 простих кроків, які ви можете виконати:

Зміст

• 1) Зобов'язання керівництва
• 2) Планування проекту
• 3) Підготуйте співробітників
• 4) Навчайте співробітників
• 5) Збір даних
• 6) Введіть дані
• 7) Звіти та аналіз
• 8) Покращення операцій
• Успіх за кілька кроків

1) Зобов'язання керівництва

Як і з будь-якою іншою реалізацією програмного забезпечення, зобов’язання мають надходити зверху вниз. Для успішного розгортання рішення CMMS вам потрібно мати підтримку керівництва та керувати їхніми очікуваннями. Оскільки CMMS — це не чарівна паличка, яка забезпечує миттєві результати, дуже важливо чітко повідомляти цілі, отримувати доступ до даних CMMS у реальному часі, необхідних для перегляду результатів і прибутків, а також іншої відповідної інформації для зацікавлених сторін.

2) Планування проекту

З керівництвом на борту настав час проконсультуватися з усіма, хто буде залучений до розгортання, щоб створити план проекту. Це рішення управління має бути якомога детальнішим і мати часовий графік від шести місяців до більше року. Він має містити важливі дати разом із усіма етапами, такими як визначення потреб у налаштуванні, введення та очищення даних, завершення навчання користувачів і проведення аудитів CMMS. План проекту повинен містити чіткі, досяжні цілі, і всі учасники повинні узгодити їх, щоб запобігти неоднозначності пізніше та підвищити відповідальність.

3) Підготуйте співробітників

Недостатньо взяти на борт лише керівництво; вам також потрібно підготувати своїх співробітників, які будуть залучені до процесу, наприклад ІТ-відділ. Не припускайте, що всі співробітники будуть раді новому програмному забезпеченню, оскільки люди або стійкі до змін, або вважають, що технології замінять їх. Переконайтеся, що команда технічного обслуговування має мобільні пристрої, які вони можуть використовувати для відстеження технічної діяльності за допомогою мобільного додатку. Тому надзвичайно важливо усунути всі ці непорозуміння та навчити людей матеріалами для читання та сесіями запитань і відповідей. Повідомлення про переваги CMMS допоможе повністю засвоїти технологію та уникнути непотрібних проблем, які можуть виникнути пізніше.

4) Навчайте співробітників

Створюючи план проекту, обов’язково включайте в нього навчальні заняття. Після всього, Програмне забезпечення CMMS це складна програма, яка потребує навчання для кожного, хто користується системою. Проведіть навчання якомога більшої кількості людей, щоб вони могли допомагати один одному під час рутинної роботи, одночасно навчаючи кількох людей усім аспектам системи та її адміністрування. Крім того, передбачте навчальні сесії щонайменше через шість місяців після запуску, оскільки це дозволить користувачам шукати вирішення проблем, з якими вони стикаються під час використання системи. Таким чином, ви отримаєте максимальну віддачу від своїх інвестицій у хмарну CMMS, забезпечивши достатньо навчання для всіх користувачів.

5) Збір даних

Однією з найпоширеніших причин невдачі впровадження CMMS є недостатній збір необхідних і корисних даних, які співробітники вводитимуть у систему. Ось чому ефективний збір даних щодо технічного обслуговування є важливим і потребує до 12 місяців зобов’язань від працівників. Незалежно від вашої історії даних, вона має бути чистою для швидшого розгортання CMMS. Допомога в підготовці та подальшому імпорті даних є областю, де ваш постачальник CMMS може запропонувати додаткову цінність. Перш ніж розпочати дату запуску, усвідомте потреби вашої нової системи та повністю повідомте вимоги до імпорту даних.

6) Введіть дані

Після того, як ви склали план, завершили роботу над системою та зібрали дані, настав час вирішити найкращий можливий метод введення даних у нову програму CMMS. Визначте ресурси, внутрішніх або зовнішніх підрядників, запасні частини, які відповідатимуть за цю роботу. Вам також потрібно буде визначити найкращий метод введення даних, якими керуватиме CMMS. Вам потрібен помічник з адміністратора чи спеціалісти з технічного обслуговування повинні вводити дані самостійно? Отримайте відповіді на всі ці запитання, щоб визначити найкращий спосіб виконати це величезне одноразове завдання.

7) Звіти та аналіз

Створіть від чотирьох до п’яти придатних для використання звітів, які аналізуватимуться щодня. Ці звіти будуть критично важливими для прийняття всіх ваших рішень щодо вашої програми управління. Перш ніж налаштовувати свої системи, визначте, що вона для вас робитиме, а потім створіть відповідні звіти. Ці звіти мають допомогти вам зрозуміти короткострокові та довгострокові тенденції у підтримці операцій.

8) Покращення операцій

Коли ви впроваджуєте CMMS, дивіться за межі його основних можливостей ведення записів про активи та їх частини. Використовуйте широкий спектр функціональних можливостей програмне забезпечення для керування обслуговуванням переглядати великі обсяги відстежуваних даних. Налаштуйте стратегії прогнозованого або профілактичного обслуговування для покращення. Ці дані можна проаналізувати для подальшого вдосконалення ваших поточних операцій з технічного обслуговування, надаючи корисні тенденції, які можна надалі використовувати для вжиття коригувальних дій.

Успіх за кілька кроків

CMMS – це величезні витрати для будь-якої організації, яка розглядає можливість її впровадження. Тому розгорнути його правильно з першої спроби вкрай необхідно. Наші вісім простих і легких кроків допоможуть вам підготувати добре продуманий план впровадження CMMS і стати на шлях успіху.